Pengadaan barang perusahaan menjadi sebuah kebutuhan yang umumnya dikelola oleh divisi khusus bernama procurement management. Jenis produk yang dibutuhkan dalam pengadaan barang perusahaan beragam, mulai dari alat tulis kantor hingga konstruksi. Menariknya, semua kebutuhan tersebut telah tersedia di Blibli.
Nah, bagi Anda yang sedang mengelola bisnis atau ingin bekerja sama
dengan vendor perihal pengadaan barang
perusahaan, berikut pengertian dan prosedurnya.
Pengertian
Prosedur Pengadaan Barang Perusahaan
Pada umumnya pengadaan barang
perusahaan secara detail dilakukan oleh bisnis besar atau lembaga dan
instansi pemerintah. Oleh karena itu, pemerintah mengatur pengertian pengadaan
barang dalam peraturan khusus.
Dalam Bab 1 tentang Ketentuan Umum, Pasal 1 Peraturan Presiden Nomor 16
Tahun 2018, pengadaan barang perusahaan adalah kegiatan untuk memperoleh barang
yang dilakukan oleh kementerian/ lembaga/ satuan kerja perangkat daerah atau
institusi lainnya.
Prosesnya meliputi perencanaan sampai barang tiba di perusahaan dan
dibuatkan laporan selesainya sebuah transaksi. Tentu saja untuk pemerintah
semua proses pengadaan barang biayanya ditanggung oleh APBN atau APBD.
Sementara untuk perusahaan swasta, langsung dibiayai dari modal.
Secara umum, pengadaan kebutuhan perusahaan terbagi menjadi barang dan
jasa. Semuanya bertujuan untuk:
● Menghasilkan barang yang tepat dari belanja menggunakan keuangan
lembaga. Tepat di sini bermakna sesuai kebutuhan akan kualitasnya dan dipadukan
dengan jumlah, waktu, biaya, dam lokasi penyedia
barang.
● Mengutamakan produksi dalam negeri hingga meningkatkan UMKM. Ini
juga secara tidak langsung meningkatkan peran pelaku ekonomi nasional dan
industri kreatif.
● Mendorong pemerataan ekonomi, karena lembaga bisa mendorong adanya
tender kepada perusahaan partner yang mempunyai kemampuan.
10
Prosedur Pengadaan Barang Perusahaan
Pada dasarnya, baik perusahaan atau lembaga pemerintah dan swasta,
keduanya mempunyai prosedur pengadaan barang yang mirip. Prosedur pengadaan barang perusahaan ini penting
agar semua yang dilakukan sesuai dengan tujuan. Prosesnya meliputi beberapa hal
berikut.
1.
Menganalisa
Kebutuhan
Standar operasional prosedur (SOP) pertama dalam pengadaan barang
adalah menganalisis kebutuhan perusahaan.
Anda harus mengetahui dengan tepat, rencana kegiatan perusahaan
beberapa bulan mendatang hingga satu tahun. Dengan demikian, ada banyak waktu
untuk melakukan analisis kebutuhan yang besar hingga paling kecil, seperti alat
tulis kantor.
2.
Mendapatkan
Persetujuan Manajemen
Saat melakukan analisis kebutuhan, Anda melakukan pencatatan lengkap
dengan perkiraan biaya yang dibutuhkan.
Setelah itu, sebagai tim procurement
management perusahaan, Anda dapat mengajukan analisis ke manajemen. Hal ini
penting untuk mendapatkan pencairan dana.
3.
Melakukan
Tender
Untuk kebutuhan besar dengan biaya banyak, perusahaan dapat mengadakan
tender. Di sini perusahaan supplier yang mempunyai kemampuan menyediakan
kebutuhan berkesempatan sama untuk menjadi partner.
4.
Menganalisis
Supplier yang Sesuai
Semua perusahaan yang ikut tender, dapat Anda analisa kelayakannya.
Analisa dapat berupa kesehatan perusahaan dan kualitas produk yang ditawarkan.
Dari sini perusahaan akan mendapat hasil dengan kualitas mendekati sempurna dengan
harga terbaik.
5.
Meminta
Penawaran
Beberapa perusahaan terpilih diminta memberikan penawaran terbaik
kepada perusahaan. Manajemen dan tim pengadaan
barang perusahaan akan memilih sesuai kebutuhan dan budget atau anggaran.
6.
Bernegosiasi
Sebagaimana transaksi jual dan beli, perusahaan yang Anda kelola
mempunyai hak untuk bernegosiasi. Jika produk barang merupakan bahan mentah,
Anda bisa meminta spesifikasi lebih detail. Perusahaan yang Anda wakili juga
dapat bernegosiasi perihal harga dan cara pembayaran.
7.
Membuat Kontrak
Agar transaksi aman dan terjadi saling percaya antara perusahaan dengan
supplier atau vendor, kontrak harus segera dibuat. Ini menghindari proses yang
terlalu lama dan perubahan yang tidak diinginkan.
Di dalam kontrak terdapat kapan perjanjian dibuat, nama lengkap
masing-masing perusahaan, biaya yang dibutuhkan, hasil yang diharapkan, dan
waktu pengerjaan.
8.
Menerima Barang
Jika semua sudah sesuai prosedur, Anda tingga menerima barang di alamat
tertera. Meskipun semua dilakukan secara daring, Anda tidak perlu khawatir
dengan keamanannya.
9.
Melakukan
Pemeriksaan
Barang yang diterima harus melalui pemeriksaan ketat. Ini untuk
menghindari penipuan, sengketa di kemudian hari.
10.
Pembayaran
Pembayaran secara umum dilakukan jika produk sudah sampai di tempat
dalam kondisi baik.
Jika Anda menggunakan Blibli sebagai perantara, perusahaan membayar
terlebih dahulu ke rekening marketplace. Dana disetorkan kepada supplier saat
transaksi dinyatakan selesai.
Pengadaan
Barang untuk Perusahaan di Blibli
Marketplace terkenal Blibli ternyata tidak hanya menyediakan berbagai
kebutuhan konsumen tingkat akhir. Jika Anda seorang pemilik bisnis atau
mempunyai jabatan berhubungan dengan pengadaan
barang perusahaan, bergabung dengan platform dengan lambang tas belanja
biru akan memudahkan.
Di sini tersedia Blibli for
Business yang memfasilitasi pelanggan korporasi mengelola kebutuhannya
secara aman, mudah, dan transparan. Blibli menyediakan berbagai kebutuhan
pengadaan barang perusahaan mulai dari gadget, elektronik, furniture, hingga
gift dan merchandise dan tiket. Nah, tertarik untuk bergabung?
